Как проводить тендеры: пошаговая инструкция. Как выиграть тендер? Инструкция по участию в государственных и коммерческих тендерах Основы тендерной деятельности и процедуры проведения торгов

27.06.2023

Участие в тендере подразумевает много трудностей и тонкостей. Это стоит учитывать, оформляя заявку и необходимый . Нужно понимать основные правила проведения тендеров и быть опытным игроком на этом рынке.

Тендер - конкурсный отбор исполнителя для оказания услуг, выполнения работ или поставку товара, в соответствии с требованиями и условиями заказчика и в конкретные сроки.

В тендере могут участвовать любые организации. Заказчиком выдвигаются определенные критерии к участникам тендера. Эта информация предоставляется в виде документа, который содержит следующие пункты:

на каких условиях принимаются заявки участников
в какие сроки проводится конкурс и рассматриваются предложения
с победителем тендера
есть ли тендерное обеспечение и его размер

Каждый желающий может принять участие в конкурсе. Для этого подготавливают необходимые документы, тендерное предложение и оформляют заявку на исполнение заказа.

Чтобы успешно участвовать в тендерах, необходимо соблюдать ряд правил:

Необходимо четко придерживаться всех правил и условий проведения конкурса.
Каждый претендент должен четко следовать требованиям заказчика.
Поданная заявка свидетельствует, что одержав победу, участник готов выполнять условия договора.
Грамотно составленная заявка - первый шаг к успеху, т.к. наличие ошибки может стать причиной отказа от ее принятия.
Тендерную заявку необходимо подать в четко установленные сроки, иначе отказ гарантирован.
Любое изменение в заявках, также как отказ от тендера, можно сделать до конца сроков приема заявок.
Участники отбора полностью несут расходы, которые связанны с проведением конкурса.
закрытая информация, которая не подлежит оглашению, это относится и к информации про рассмотрение тендерных заявок.

Кроме того, ряд федеральных законов регламентирует основные правила проведения тендерных торгов. Этих правил обязаны придерживаться и организаторы, и участники конкурсов.

Инструкция участия в тендерах

Тендеры дают возможность маленьким компаниям заявить о себе и получить интересные предложения по сотрудничеству. А заказчик получает большое количество заявок от потенциальных исполнителей, и может выбирать наиболее выгодное предложение.

Различают следующие виды тендеров:

открытые
закрытые
специализированные торги с ограниченным участием
запрос котировок

Открытые тендеры

Основной характеристикой открытых тендеров является то, что принимать участие в конкурсе могут любые организации. Информацию о таких торгах размещают в общем доступе. Как правило, этот вид тендера применяют для осуществления государственных закупок. При условии свободного доступа к требованиям торгов, поступает очень большое количество заявок, что дает возможность выбрать компанию, предложившую максимально сотрудничества.

Заявки на участие в конкурсе должны быть оформлены и соответствовать требованиям, выдвинутым заказчиком. Подготовленный пакет документов отправляют заказным письмом или отвозят лично по указанному адресу.

Подать заявку можно только один раз. При этом информация, которая указана в ней должна оставаться конфиденциальной до начала торгов. Заказчиком оговариваются сроки, по истечению которых вскрываются конверты с заявками, и происходит отбор исполнителя.

Закрытые тендеры

Если торги устраивают как закрытый тендер, то в нем может принять участие только определенный круг приглашенных лиц, которые заранее были отобраны организатором торгов. Зачастую, в таких торгах участие принимают .

На первом этапе закрытого тендера выбранным участникам рассылают приглашение на участие в торгах. Если участник принимает такое приглашение, заказчик предоставляет ему тендерную документацию. После ее получения, участник приступает к подготовке необходимых документов следуя требованиям заказчика.

Если заказчик вносит какие-либо коррективы в тендерные требования, он должен своевременно оповестить об этом каждого участника торгов.

После того, как все предложения были получены, заказчик знакомится с их содержанием и выбирает самые выгодные предложения. С победившим исполнителем заключается контракт, после подписания которого остальных участников оповещают о закрытии торгов.

Закрытый конкурс проводят в тех случаях, когда заказчика интересует закупка товара со специфическими характеристиками, поставкой которого занимаются небольшое количество предприятий. Также такой тендер применим для небольших объемов закупок.

К закрытых торгов относят:

сравнительно небольшие финансовые затраты, по сравнению с открытым тендером
абсолютная конфиденциальность
короткие сроки проведения по отбору исполнителя

Стоит заметить, что проведение закрытого тендера необходимо согласовывать с государственными органами власти.

Специализированные торги с ограниченным участием

Тендер с ограниченным участием накладывает на участников определенные : наличие определенных допусков, принадлежность к тем или иным государствам и т.п. Такие закупки применимы для тех случаев, когда выполнение работ требует специализированный подход и охарактеризовано определенными сложностями, и их можно предложить небольшому количеству участников. В таких торгах, так же как и в закрытом тендере, участие в конкурсе принимают приглашенные предварительно выбранные участники.

Запрос котировок

Запрос котировок подразумевает выбор поставщика для закупки продукции со схожими характеристиками. Цель такого тендера - с наименьшей ценой.

Организуя тендер, заказчик запрашивает цену на определенный товар. Поставщики в котировочной заявке называют цену, за которую готовы поставить конкретный товар. Цена объявляется один раз и не может быть изменена.

После определения лучшей цены, заказчик высылает приглашение победителю торгов для проведения переговоров с дальнейшим подписанием договора. Если переговоры прошли успешно, заказчик оповещает о закрытии конкурса остальных поставщиков, принимавших участие в тендере.

Электронный аукцион

При проведении электронных аукционов информация о них размещается на электронных торговых площадках. К участникам выдвигается основное требование - на таких площадках. Участники отправляют электронные заявки с необходимыми документами на участие в тендере оператору торговой площадки. Он в свою очередь перенаправляет заявки заказчику в течении одного рабочего дня с момента приема документов.

Опасные мифы

В деловой сфере распространены мифы о тендерах, из-за которых многие компании теряют деньги, т.к. не рискуют принимать участие в торгах. Зная о них, легче принять решение о том стоит ли участвовать в тендере и правильно рассчитать свои силы.

Первый миф о том, что все тендеры заказные. Бытует мнение, что многие заказчики создают свои заказы по предварительной договоренности. Получив взятку от заинтересованного поставщика, заказчиком объявляется тендер, который по своей сути носит формальный характер, т.к. исполнитель давно известен, а другие выиграть тендер не смогут. Это не совсем соответствует действительности. Хотя определенный процент купленных тендеров все же есть. В таких случаях, заказчиком будут выдвинуты такие условия и требования, которые сможет удовлетворить только конкретный исполнитель. Поэтому при детальном изучении требований к заказу и других документов можно без труда вычислить заказные тендеры. Необходимо уделять особое внимание крупности сделки. Чаще всего проплаченными оказываются крупные многомиллионные заказы.

Мнение, что тендер проводят под выполненную работу, это второй распространенный миф. Достаточно часто могут встречаться ситуации, когда сначала была выполнена работа, а потом проводят тендерный конкурс. Чтобы не попадать в такие ситуации, тщательно изучайте условия, выдвинутые заказчиком. И нужно помнить, что вероятность того, что тендеры с дорогостоящими заказами были созданы под выполненную работу очень высока.

Третий миф заключается в том, что не может успешно участвовать в тендерах. Другими словами тендеры выигрывают только крупные и именитые компании. Участвуя в тендере, участник несет определенные денежные траты. Но если будут найдены подходящие заказы, то эти затраты возместятся. Не стоит забывать, чем серьезней заказ, тем более жесткие требования выдвигаются к участникам. Тем не менее, представители малого бизнеса могут успешно выступать на тендерных торгах с небольшими суммами заказа, или участвовать в электронных конкурсах.

Психологические приемы

Верный путь к успеху - это общение с клиентами. Есть некоторые психологические приемы, которые следует применять для участия и победы в тендерах:

Опытные игроки советуют первым делом в разговоре с заказчиком определить его проблему, рассмотреть ее с разных точек зрения и предложить пути решения.
Изучайте доступную информацию о компании-заказчике. Пообщайтесь с теми, кто работал с ней. Это даст вам возможность понять важные аспекты для заказчика. Их также стоит включить в свою тендерную заявку.
Предоставьте тендерному комитету список ваших заказчиков. Это покажет вашу компетентность в решении любых задач.
Перечень достижений наилучшим образом охарактеризует вас как квалифицированного специалиста.
Многие заказчики заинтересованны в том, какую пользу вы можете ему принести и каким именно способом. А уже потом обращают внимание на профессиональность и в бизнесе.
Предоставляйте гарантии. Это покажет, что вам можно доверять.
Чаще принимайте участие в тендерах, и даже если не всегда удача будет на вашей стороне, не нужно опускать руки. Нужно верить в успех и тогда все обязательно получится.

Тендеры бывают разных видов, и каждый из них имеет свои правила и нюансы. Разобравшись с основными правилами проведения тендерных торгов, любая компания сможет правильно и корректно выполнять требования заказчиков.

Для успешного участия в любых тендерах - трезво оцените свои финансовые возможности. Помните, заявка на участие в конкурсе должна быть правильно оформлена. в вашей заявке привлечет внимание заказчика к вам как к надежному исполнителю. И самое главное, чем чаще вы будете принимать участие в тендерах тем больше будете приобретать опыта, а значит шансы выиграть тендер будут только увеличиваться.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Тендеры являются популярной формой реализации товаров и услуг в различных отраслях экономики.

Строительство, грузоперевозки, сельское хозяйство, ремонт, благоустройство территорий, поставки различных видов оборудования – это далеко не полный перечень всех направлений, по которым организуются торги.

Стать участником торгов, в особенности, новичкам, непросто. Для этого нужно детальное изучение вопроса, в том числе и с законодательной точки зрения, а также накопление соответствующего опыта. Известно, что ¼ всех размещаемых тендеров предназначаются для малого и среднего бизнеса.

Проведение тендеров – общемировая практика, существуют утвержденные и проверенные временем четкие правила и тендерные процедуры. В России независимые торги стали проводиться с 90-х годов ХХ века после начала установления в стране рыночных отношений. С тех пор тендеры в отечественных экономических условиях обрели высокую популярность, и многие представители бизнеса стараются принять в них участие и одержать победу.

Понятие и законодательная база данного вопроса

Смысл тендера состоит в выборе заказчиком в процессе торгов на конкурсной основе одного из предложений по закупке товаров или услуг на определенных условиях и в оговоренные сроки. По сути, тендер представляет собой обратный аукцион , когда есть один покупатель товара, услуги или работы и несколько продавцов.

Проведение тендеров, а также обязательные действия их участников регламентируются Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Информация о проводимых закупках размещается в сети Интернет.

Согласно законодательным нормам, заказчик объявляет соответствующий конкурс, сравнивает поступившие предложения и затем выбирает наиболее подходящее, заключая с победившим участником договор , и др. Заказчиком является государство, производящее закупку продукции для предприятий разных форм собственности. Победителем торгов становится компания, предложившая для заказчика наиболее выгодные условия.

Виды тендеров

В зависимости от состава участников , различают государственные/муниципальные и коммерческие тендеры.

Государственные торги регулируются нормами Федерального закона 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд».

Общеизвестно, что государство является участником рыночных отношений, поскольку для выполнения функций управления ему необходимы товары, работы и услуги. Выиграть торги может участник, предложивший необходимые товары, работы или услуги на самых приемлемых условиях. Однако основной особенностью госзакупок является их осуществление с помощью бюджетных средств, что требует особого, повышенного контроля.

Проведение тендеров позволяет сделать взаимодействия поставщиков и чиновников, ответственных за бюджетные средства, максимально прозрачными. По результатам таких торгов проводится отчет перед государством о выборе того или иного поставщика товаров или услуг. Система тендеров в идеале обеспечивает благоприятную конкурентную среду, исключая сговор заказчика и поставщика.

В случае с коммерческими тендерами заказчики сами определяют регламент и условия их проведения, и проводят тендеры на собственные или привлеченные средства. Они могут публиковать официальное извещение о проведении тендера вместе с его условиями в СМИ, либо распространять информацию о проведении открытого конкурса среди поставщиков адресно.

Исходя из особенностей проведения торгов, они могут быть открытые или закрытые .

Информация об открытых тендерах свободно публикуется в Интернете и СМИ, заявки на участие в них могут подавать все желающие (физические и юридические лица). Такой вид торгов популярен в сфере госзакупок, тогда как обычные компании применяют его редко. Это достаточно эффективный способ, поскольку создает конкурентную среду, участники могут свободно ознакомиться с условиями торгов.

В случае с закрытыми торгами , объявления о них в открытом доступе не размещаются, а приглашения отправляются только заранее определенным компаниям, которые, к примеру, имеют отношение к государственной тайне. Круг исполнителей для закрытого тендера всегда ограничен, и чаще всего, это более дорогие торги, чем открытые. Список участников закрытых торгов не разглашается.

В зависимости от типологии , тендеры могут проводиться в виде аукционов и конкурсов .

Особенностью конкурса является выбор победителя, предложившего самые лучшие условия по совокупности критериев (цена, качество товара или услуги, потребительские свойства, квалификация участника, сроки выполнения, гарантия).

Аукцион , проводящийся через Интернет, является основным способом распределения госзаказов на сегодняшний день. Для определения победителя здесь единственным критерием является цена. Победителем становится тот, кто предложит самую низкую цену заказа, исходя из базовой, установленной заказчиком.

Порядок рассмотрения заявок по тендерам определяет одноэтапные или двухэтапные их виды.

Если речь идет об одноэтапных тендерах, то заказчик заранее четко прописывает их условия, затем рассматривает поступившие заявки и выявляет победителя. В основном, такого типа торги проводятся для недорогих закупок в небольших объемах.

При проведении двуэтапного или многоэтапного тендера требования излагаются заказчиком только в общих чертах (например, без указания цены). После предоставления конкретных проектов, пожелания заказчика корректируются, устанавливаются в окончательном виде, и объявляется аукцион. Таким образом, из прошедших первый этап проектов, на втором этапе выбирается победитель. Как правило, это касается специфических товаров и услуг, например, в научно-исследовательской сфере.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Участники и их полномочия

Тендеры имеют две участвующие стороны: заказчика и исполнителя.

Исполнителей заказа всегда больше, что обеспечивает заказчику широкую свободу выбора. Под участником торгов понимается звено процесса закупки, представленное юридическим или физическим лицом (включая индивидуального предпринимателя).

Заказчик может проводить всю процедуру торгов сам, либо доверить эти полномочия своему официальному представителю. Согласно статье 5 Третьего закона о контрактной системе в качестве государственного заказчика может выступать один из органов исполнительной власти или госучреждение, действующее от имени Российской Федерации.

Общие правила проведения

Статья 8 Федерального закона 94-ФЗ определяет, что участником размещения заказа может быть любое юридическое или физическое лицо, российское или иностранное, зарегистрированное в установленном законом порядке. Участие в торгах осуществляется бесплатно .

Сообщение о проведении конкурса размещается в различных источниках: на официальных сайтах компаний и учреждений, в информационных бюллетенях, в СМИ. В документах содержится информация о предстоящем мероприятии, его условиях и правилах участия в торгах.

Вся документация по тендеру может быть разделена на техническую и коммерческую. Заказчик должен заранее установить четкие технические требования к поставщику. Согласно закону, заказчик также может потребовать от поставщика гарантии его экономической состоятельности (финансовое обеспечение контракта, авансирование и поэтапную приемку). Поставщик обычно предоставляет денежный залог, поручительство либо . В случае неисполнения условий контракта компания поставщика может оказаться в реестре недобросовестных поставщиков, а также обязана будет возместить заказчику ущерб.

Поэтапное описание процедуры

Сбор необходимых документов

Начальным этапом участия в торгах является грамотное оформление документов и их сбор. Перечень необходимой документации утверждается заказчиком. Документы предоставляются лично или по почте по адресу, указанному в извещении о проведении закупки, а также по электронной почте (если заказчик допускает такую возможность).

Понятие электронных торгов, их виды и преимущества

Электронные конкурсы, которые проводятся посредством площадок в сети Интернет, становятся все более популярными в настоящее время. Именно они в наибольшей степени удовлетворяют основным принципам независимых торгов: открытости и конкурентности.

Основное преимущество электронных торгов заключается в том, что весь процесс участия проходит на электронной торговой площадке и не зависит от заказчика, что исключает возможность сговора, подкупа и других различных махинаций. Данное обстоятельство способствует созданию здоровой конкурентной среды. Также безусловным плюсом является возможность участия в таких мероприятиях поставщикам из отдаленных регионов страны.

Самой популярной формой их проведения являются аукционы, которые проводятся в настоящее время на пяти электронных площадках, предложенных правительством РФ. Победителем торгов становится участник, предложивший минимальную цену за свои услуги.

Процедура проведения электронных тендеров

Первоначально проводится сбор необходимых документов для участия в торгах в виде стандартного пакета заявительной, учредительной, разрешительной, бухгалтерской и налоговой документации.

Далее участнику следует получить уникальную (ЭЦП), которая позволяет присвоить документу юридическую силу. Для ее получения нужен паспорт и свидетельство из Пенсионного фонда. Она оформляется на одного из сотрудников компании, который будет представительным лицом на аукционе. Подпись (вместе с сертификатом) предоставляется в течение 5 рабочих дней в одном из ближайших удостоверяющих центров выбранной электронной площадки, и обладает юридической силой 1 год.

Для участия в тендере необходимо выбрать соответствующую площадку в сети Интернет. В настоящее время официально утверждено пять электронных площадок для организации и проведения государственных торгов:

Росэлторг – roseltorg.ru;
RTS-тендер;
Сбербанк-АСТ;
ОСЭТ.

На этих площадках необходимо пройти несложную процедуру регистрации и подготовить соответствующее программное обеспечение для участия в электронном тендере.

Затем обязательным этапом является аккредитация участника электронных торгов на конкретной электронной площадке (ЭТП). Документы, необходимые для данной процедуры: выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, учредительные документы, подтверждающие полномочия руководителя, реквизиты фирмы, а также решение об одобрении крупной сделки. Процедура проводится в удостоверяющем центре в течение 5 дней, аккредитация действительна 3 года, после чего ее можно получить повторно.

У заявителя также должен быть открыт для обеспечения финансовой составляющей участия в конкурсе. На время торгов счет блокируется .

После соблюдения всех необходимых требований можно подавать заявку для участия в электронных торгах. После рассмотрения всех заявок, клиент допускается к официальной процедуре торгов и начинает подавать ценовые предложения. Шаг аукциона не превышает 5% от первоначальной цены лота, а временные рамки для подачи предложения – 10 минут. Длительность самих электронных торгов, как правило, составляет от нескольких минут до 48 часов.

После завершения торгов определяется победитель, что отмечается в итоговом протоколе мероприятия. Заказчик и выбранный поставщик товаров или услуг подписывают контакт, но перед этим исполнитель должен предоставить банковские гарантии на сумму от 30 % стоимости лота с подтверждением электронной подписью.

Нюансы проведения торгов на РТС

Она была создана в 90-е годы XX века и за время своего существования заслужила доверие миллионов трейдеров. Основным предметом торгов здесь являются ценные бумаги около 500 крупнейших компаний России. Индекс РТС является одним из важнейших индикаторов состояния рынка ценных бумаг, он используется для расчеты цены акций многих российских компаний.

Участвовать в торгах на РТС можно в качестве юридического лица (с лицензией) или частного лица, но во втором случае потребуется представительство брокера. Основной задачей новичка на данной бирже является разработка успешной стратегии для получения стабильной прибыли.

Наиболее гибким финансовым инструментом для трейдера являются фьючерсы. Основные факторы, которые необходимо учитывать в ходе торгов на РТС, это: надежность брокера, заинтересованность в определенных видах активов, объем и ликвидность фьючерсов, а также возможность диверсифицировать риски.

Особенности проведения тендеров в различных отраслях

Одними из самых популярных отраслей хозяйства для проведения тендеров в России являются строительство и грузоперевозки .

Строительство – динамично развивающаяся отрасль в нашей стране, поэтому количество торгов в этой сфере доходит в настоящее время до 25%. Соответственно, количество поставщиков, желающих выиграть выгодный заказ, достаточно велико, и участникам приходится выдерживать жесткую конкурентную борьбу. Информацию о конкурсах по строительству можно найти на сайтах государственных, муниципальных или частных предприятий, на тематических сайтах, в печатных СМИ.

Торги по грузоперевозкам в России – также одна из конкурентных и востребованных тематик госзаказа. Проводится два типа тендеров в данной сфере – конкурс и аукцион в обычном или электронном виде. Наиболее популярными являются автомобильные грузоперевозки. Основным критерием выбора из имеющихся предложений обычно становится низкая цена услуг и их высокое качество. Найти информацию о тендерах по грузоперевозкам можно на специализированных сайтах с помощью размещенных баз данных. Здесь важно вовремя выявить мошеннические фирмы, определенное количество которых существует в данной сфере.

Преимущества участия в торгах

Существует ряд причин, согласно которым участие в тендерах может быть полезным для исполнителей :

В случае победы поставщику достается заказ с гарантированной оплатой и возможностью стать постоянным клиентом;
Победитель тендера автоматически приобретает репутацию надежного партнера;
Получивший заказ поставщик может стать лидером в своем сегменте рынка, и, тем самым, обеспечить устойчивый рост своей компании;
Не только победа, но даже участие в торгах для поставщиков и производителей может послужить существенным импульсом к дальнейшему развитию бизнеса.

О том, как выиграть свой первый тендер, рассказано в следующем вебинаре:

Экономический кризис — отличное время… для того, чтобы покупать новые информационные системы, внедрять передовые технологии и уходить в отрыв от своих конкурентов. Какие перспективы открывает тендер заказчику системы в условиях мирового финансового кризиса? Стоит ли приглашать консультантов или можно обойтись своими силами? Как правильно провести тендер? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье.

Тендер — это выгодно!

Тендер — это, по сути, форма выбора продукта и/или услуги на конкурсной основе.

Конкурс предполагает наличие конкуренции среди поставщиков аналогичных систем (вендоров) за право поставки своего решения. Это означает, что, во-первых, на рынке существует несколько и более систем со схожими функциональными возможностями и, во-вторых, предложение инициатора тендера является интересным для поставщиков.

Но даже если в настоящий момент невозможно получить несколько реальных альтернативных предложений, ничего не мешает компании, решившей провести тендер, сравнивать стоимость и результаты внутренней разработки системы собственными силами на базе некоторой платформы и покупки готовой системы, уже существующей на рынке.

Если же говорить об интересе поставщиков, то он выражается в значительной совокупной стоимости тендерного лота, которая может увеличиваться за счет:

большого количества рабочих мест системы;
услуг по внедрению системы;
дополнительных услуг по реинжинирингу и обучению.

Естественно, чем выше интерес поставщиков, тем выгоднее их коммерческие предложения, выставляемые на тендерные торги. Стремясь заполучить заказ, поставщики будут готовы на значительные уступки в цене и условиях поставки.

Кроме того, сам факт проведения тендера, как правило, означает, что заказчик серьезно подходит к организации проекта, и, значит, после подписания договора с победителем тендера риск неудачи проекта снижается.

Надо заметить, что в настоящий момент наряду с дорогостоящими проектами интерес для поставщиков представляют и небольшие проекты — из-за высокой конкуренции на рынке информационных систем, спровоцированной мировым экономическим кризисом и сокращением спроса со стороны традиционных заказчиков. Для России это, прежде всего, — государственный, энергетический и финансовый сектора.

Какие еще перспективы открывает тендер заказчику системы сегодня?

Обострившаяся в условиях кризиса конкуренция между поставщиками информационных систем — это предпосылка для возникновения большого числа инновационных ИТ-продуктов. Это новые, актуальные, клиентоориентированные решения, однако вследствие возможного сокращения расходов на R&D они могут быть сырыми.

Актуальность. Стремление выгодно отличиться от конкурентов заставляет разработчиков информационных систем выпускать гибкие решения, внедрение которых можно осуществить за минимально короткие сроки.
Инновационность. Появляются действительно новые решения, в том числе не имеющие аналогов на рынке ИТ-продуктов. Разработка ни на что не похожих систем, как и раньше, сопряжена с высокими рисками, но теперь «игра стоит свеч», когда на кон поставлена рентабельность предприятия-разработчика. Опыт показывает: выигрывает, как правило, тот, кто имеет одну или несколько — но четко нацеленную команду и продукт, являясь лидером на своем рынке. Компания, пытающаяся диверсифицировать риски за счет «универсальности», теряет свои позиции, если только она не является постоянным и главным поставщиком для нескольких крупных заказчиков. Эти аспекты нужно учитывать при выборе поставщика среди участников тендера.
Клиентоориентированность . От предприятий-разработчиков сегодня можно требовать более тщательного анализа потребностей клиентов. Возможно, специфика и ограничения бизнеса вашей компании до сегодняшнего момента не позволяла купить подходящего решения. Как знать, может быть ситуация изменилась и на рынке появилась система или поставщик, который соответствует требованиям компании?

Таким образом, появившиеся на рынке новые системы могут представлять большой интерес для заказчиков. Кроме того, не стоит забывать о том, что не только бизнес диктует требования к информационным системам, но и наличие новых систем может позволить организовать бизнес по-новому, более эффективно.

Тендер как форма выбора информационной системы предполагает проведение тщательного анализа всех возможных систем требуемого класса, представленных на рынке. Он не дает случайно пропустить лучшее, наиболее подходящее решение и позволяет приобрести его на максимально выгодных условиях.

Какие опасности подстерегают предприятие при выборе системы в ходе тендерных торгов? К каким последствиям приводят ошибки, допущенные при проведении тендера? Как не допустить возникновения этих ошибок?

Работа над чужими ошибками позволяет избежать своих

Предупрежден — значит вооружен!

Главный критерий успеха тендера — это достижение его целей. А главной целью тендера является выбор решения, отвечающего текущим потребностям бизнеса компании, а также потребностям бизнеса в обозримой перспективе. Каковы же основные причины выбора «не той» системы? Возможные ответы на этот вопрос перечислены ниже:

Не из чего было выбирать. Было получено недостаточно предложений, либо информации в предложении было недостаточно для принятия объективного решения. Если компания отправила потенциальным участникам тендера запросы на предложения, а в ответ получила значительно меньшее число коммерческих предложений, это означает лишь то, что в тендерном задании (запрос на предоставление предложения) был недостаточно учтен интерес поставщиков (прежде всего, финансовый). В то же время, если полученные предложения не содержат необходимой для принятия решения информации, это свидетельствует, скорее всего, о том, что в тендерном задании были указаны размытые, обобщенные требования к вендору и системе.
Пока выбирали систему, бизнес изменился. Процедура проведения тендера не была четко регламентирована по срокам, и тендер затянулся на длительное время. Это чревато не столько технологическим отставанием, сколько изменением цены системы из-за нестабильности валют в период кризиса. К моменту заключения договора поставки с вендором, могут возникнуть непреодолимые разногласия и по цене, и по другим условиям поставки, в результате победитель тендера может отказаться от заключения договора, как, собственно, и сам заказчик системы. Такую возможность необходимо заранее предусмотреть. Обычно в этом случае либо выбирается другой победитель (например, набравший наибольшее количество баллов), либо объявляется новый тендер. Кроме того, если при выборе системы не учитывались перспективы развития бизнеса, такой критерий, как гибкость системы, при затягивании сроков проведения тендера выбранная система может оказаться «неподходящей» для изменившегося бизнеса.
Поставщику присудили победу за вознаграждение. Личная заинтересованность сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера, не позволяет провести его объективно. Главный риск при этом — даже не финансовая зависимость сотрудника от участника тендера и выбор более дорогого решения, а возможный выбор неподходящего решения. В этом случае потери будут связаны уже не с перерасходом средств, а с провалом проекта и отставанием от конкурентов.
Чтобы исключить возможную договоренность с поставщиком, все важные решения по тендеру должны приниматься коллегиально тендерной комиссией (комитетом), в состав которой входят и представители бизнес-подразделений, и руководители ИТ. Тем не менее, сама по себе коллегиальная форма выбора победителя не является панацеей от коррупции. Чем меньше формализована процедура проведения тендера, чем обобщеннее документируются результаты обследования систем — тем сложнее проверить добросовестность сотрудников, ответственных за выбор поставщика. Но даже при хорошем документировании не стоит забывать о том, что результаты обследования систем и поставщиков могут быть сфальсифицированы. Поэтому при выборе стратегически важных систем, а также дорогостоящих решений уместно пригласить в качестве экспертов внешних независимых ИТ-консультантов.
Ошиблись в выборе критериев оценки . Бессистемный подход к определению критериев выбора системы и поставщиков, однобокость анализа предложений поставщиков (например, фокусировка только на характеристиках информационной системы и недостаточное внимание к поставщику) не позволяют сделать правильный выбор победителя тендера. Отсутствие или неправильная расстановка приоритетов при определении критичных критериев, которым в обязательном порядке должна соответствовать система или ее поставщик, приводит к тем же результатам. Проведение анализа рисков, сопряженных с выбором той или иной системы и ее поставщика, значительно повышают устойчивость и надежность решения при подведении итогов тендера.

Таким образом, объективный тендер требует обоснованного, аргументированного решения о выборе системы и ее поставщика.

Процедура проведения тендера и выбора решения должна быть прозрачной для всех сотрудников, принимающих в нем участие, а также для вышестоящего руководства.

Для того чтобы процедура проведения тендера была известна и понятна всем сотрудникам, ее регламентирует. Регламент определяет «правила игры»: права и обязанности участников тендера, помогает учесть различные ситуации, которые могут возникнуть в ходе тендера (например, если не пришло ни одного тендерного предложения, соответствующего условиям тендерного задания, тендер объявляется несостоявшимся), также регламент ограничивает нежелательную свободу действий при проведении тендера (например, чрезмерное упрощение процедуры его проведения). Регламент может быть описан очень детально, а может быть оформлен в форме внутреннего протокола на одну страницу. В любом случае, в нем должны быть отражены все вехи (или ключевые точки) процесса проведения тендера, а также механизм принятия основных решений в ходе его проведения.

Прозрачность выбора системы и поставщика обеспечивается ведением подробной документации, оформляющей важные решения, принимаемые в ходе тендера на всех его этапах.

Пакет тендерной документации может включать в себя следующие документы:

Обобщенные бизнес-требования к системе позволяют обосновывать необходимость проведения тендера. Это документ, который инициирует процесс проведения тендера, в нем описываются основные потребности в новой системе. Бизнес-требования к системе могут быть оформлены, например, в виде служебной записки, заключения консультанта или отчета о гэп-анализе. К ним также желательно приложить обобщенный план, в котором были бы определены сроки проведения тендера и собственно внедрения информационной системы (как правило, поэтапного), согласованные с вехами соответствующих бизнес-проектов.
Регламент проведения тендера описывает порядок проведения тендера.
«Длинный список» решений поставщиков (Long list) позволяет определить основные критерии выбора поставщиков и состав «длинного списка». Это широкий перечень решений, представленных на рынке в настоящий момент.
«Короткий список» решений поставщиков (Short list) позволяет определить критерии формирования «короткого списка» и собственно состав «короткого списка», т.е. состав участников, которым рассылается RFP.
Запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP ) описывает информацию, предоставляемую участникам тендера для формирования ими коммерческих предложений: требования к составу предложения в части информации о поставщике, его системе, коммерческих условий сотрудничества.
Материалы презентаций и референс-визитов используются для планирования таких мероприятий в ходе тендера (план, сценарий, список тем и вопросов) и эффективного распространения информации среди участников тендерной комиссии.
Отчет о результатах тендера обосновывает позицию сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера. Это результат сравнения предложений поставщиков, презентаций систем и других внутренних рабочих документов. Отчет оформляет итоговое решение о выборе победителя, которое может быть описано в виде протокола тендерной комиссии.

Важно отметить, что тендер — это проект, а значит у него есть свои цели и задачи, вехи, риски и, конечно, план. Только детальный план проекта не дает затянуться тендеру на неопределенный срок и позволяет выбрать решение, отвечающее текущим потребностям бизнеса компании. А быстрое внедрение решения — это необходимое условие его эффективности в условиях финансового кризиса, характеризующегося постоянными, плохо прогнозируемыми изменениями.

Проведение тендера по выбору информационной системы — серьезное мероприятие, требующее значительных усилий и знаний сотрудников компании. «Звать или не звать консультантов?» — вот в чем вопрос.

«За что мы платим консультанту?»

Существует несколько основных причин привлечения консультантов:

Организация тендера: в компании отсутствует целостная методология выбора решения, основанная на опыте проведения тендеров по выбору информационных систем, и времени на разработку такой методологии просто нет.
Компетенция: в компании практически нет сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию и опыт проведения тендеров по выбору информационных систем.
Сроки и ресурсы: компетентные сотрудники слишком заняты выполнением своих текущих обязанностей и у них нет возможности уделять достаточного внимания проведению тендера.
Объективность и доверие спонсоров: руководство или акционеры не готовы полностью довериться своим сотрудникам в выборе решения, необходим независимый «взгляд со стороны».

Все вышеперечисленные недостатки помогут компенсировать независимые консультанты, причем формы их привлечения могут быть различными:

Экспертиза пакета тендерной документации;
Консультирование тендерной комиссии и ее членов;
Комплексные услуги по проведению тендера.

В любом случае, окончательное решение о выборе победителя тендера должна принимать только тендерная комиссия. Все выводы, сделанные консультантом, носят рекомендательный характер и могут быть пересмотрены. Попытка возложить на консультанта ответственность за дальнейшее внедрение выбранной системы, как правило, приводит к потере объективности при выборе.

Чтобы сторонняя помощь оказалась продуктивной, привлекаемый консультант должен быть профессионалом своего дела, понимающим специфику бизнеса компании-заказчика и специализирующимся на выборе программных систем. Независимость от вендоров позволяет рассчитывать на объективность выбора победителя тендера.

«Не навреди!»

В некоторых случаях внешнее вмешательство консультанта является малоэффективным. Подобными ситуациями могут быть:

Сроки. Если тендер необходимо провести в кратчайшие сроки, лучше это сделать своими силами. Для того чтобы правильно оценить ситуацию, консультанты в начале любого консалтингового проекта проводят экспресс-обследование предприятия клиента. Это позволяет им понять специфику бизнеса заказчика, познакомиться со стратегией развития ИТ-инфраструктуры, согласовать цели и задачи проекта и в конечном итоге определить правильный курс работ при проведении тендера.
Цена вопроса. Проект по проведению тендера следует возложить на плечи внутреннего персонала при небольших масштабах внедрения и минимальных рисках, сопряженных с выбором того или иного решения. Масштаб внедрения может определяться количеством необходимых пользовательских лицензий, сложностью и стоимостью покупаемой информационной системы. Величина риска характеризуется серьезностью последствий для бизнеса в случае неудачного внедрения. И степень риска, и масштабность проекта можно описать в стоимостном выражении. Оценка возможных потерь определяет целесообразность привлечения консультантов.
Закрытость организации. Руководство не готово предоставить консультанту по соображениям информационной безопасности информацию, необходимую для правильного выбора информационной системы. В этом случае консультант не сможет вынести объективного решения, и привлекать его бессмысленно.

Тендер как проект: вести последовательно и завершить в срок

Процесс проведения тендера состоит из нескольких основных этапов:

1. Инициация проекта;

2. Формирование «длинного списка» поставщиков (long list) ;

3. Формирование «короткого списка» поставщиков (short list) ;

5. Получение дополнительной информации в ходе презентаций, референс-визитов, консультаций;

6. Оформление результатов;

7. Заключение соглашения с победителем тендера.

Рассмотрим их более подробно.

1. Проект по проведению тендера начинается с определения и обоснования потребностей в новой информационной системе (системах) и определения рамок проекта. На предварительном этапе инициации проекта решаются организационные задачи назначения руководящей тендерной комиссии, участники которого должны будут управлять процессом проведения тендера; происходит мобилизация команды, производящей выбор победителя тендера; подготавливается и утверждается поэтапный план работ по проекту с разбивкой на сроки; готовится регламент проведения тендера.

2. На этапе формирования «длинного списка» поставщиков рассматривается максимально широкий список решений, представленных на рынке. Предварительный отбор систем производится при минимизации затрат на получение дополнительной информации о решении. Т.е. при составлении «длинного списка» используют открытые источники информации, а также личный опыт участников проектной команды и рекомендации коллег, пользующихся доверием. Как правило, это веб-сайты вендоров, содержащие описание основных характеристик систем; обзоры в профессиональной прессе, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей и т.д. Отбраковка решений из полного списка происходит на основании небольшого числа критичных критериев. Соответствие этим обязательным требованиям является основанием для внесения системы в «длинный список». При оформлении результатов этапа (самого Long List) полезно указывать не только системы, вошедшие в «длинный список», но и все рассматриваемые системы. Например, можно вынести перечень отбракованных решений в отдельный раздел документа. Важно не только перечислить их, но и указать причину исключения системы из рассмотрения — это позволяет вынести обоснованное решение и предупредит возможные вопросы со стороны руководства.

3. Формирование «короткого списка» поставщиков производится из «длинного списка» на основании расширенного состава критериев выбора решения. На данном этапе требования к решению уточняются и систематизируются. Рекомендуется отдельно рассматривать требования к системе, поставщику и проекту.

Требования к системе подразделяют на:

Функциональные — перечень функций, которые должна поддерживать система;
Нефункциональные — требования к быстродействию, надежности, эксплуатации и обслуживанию системы, к эргономике, защите информации и т.д.;

Требования к поставщику подразделяют на две группы:

Общие показатели деятельности — например, требования к численности персонала компании-поставщика решения; время нахождения на рынке, финансовые показатели деятельности компании за отчетный период, отсутствие задолженности перед налоговыми органами;
Прочие требования — например, наличие сертифицированных специалистов, заключенные партнерские договора с вендорами, возможность предоставления определенного уровня поддержки, подход к ценообразованию.

Требования к проекту могут быть следующими:

Принципы организации проекта и управления проектом;
Требования к ресурсам, выделяемым на проект;
Сроки начала и завершения отдельных этапов проекта и проекта в целом;
Зависимость от критичных для бизнеса дат (дата сдачи отчетности);
Зависимость от других проектов;
После того, как требования к решению определены, следует разработать методику формирования «короткого списка» из «длинного» и отбраковать системы, не соответствующие требованиям в соответствии с разработанной методикой. В качестве примера возможных методик сравнения можно привести следующие:

Попарное сравнение систем;
Балльная оценка систем в с учетом веса каждого критерия выбора системы;
Приведенная стоимостная оценка решений, включающая финансовую оценку рисков;
Качественное сравнение решений на основе анализа реализации ключевых сценариев (key use cases);
TCO (Total Cost of Ownership);

Решения, не вошедшие в «короткий список», следует так же, как и на предыдущем этапе формирования «длинного списка», вынести в отдельный раздел, указав причину их «отбраковки».

4. После того, как все требования к решению сформулированы и состав «короткого списка» определен, потенциальным участникам тендера (поставщикам, перечисленным в short list), высылается запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP) . Разрабатывать его обычно начинают в самом начале проекта, а при получении из длинного и короткого списка поставщиков дополнительной информации о решении RFP может быть расширен.

RFP может состоять из следующих основных блоков:

Выдержки из Регламента проведения тендера (основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика);
Требования к информации в предложении могут включать:
- Правила заполнения предложения, которые указываются для удобства обработке предложений. Ответы потенциальных участников тендера должны описываться в единой форме для того, чтобы при обработки предложений построить единую таблицу сравнения ответов поставщиков;
- Требования к участнику — требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие о его «успешности», надежности, соответствии проекту;
- Требования к системе — функциональные, нефункциональные требования, требования к информации о сроках, стоимости решения, истории и опыта ее внедрения;
- Требования к прочим услугам, оказываемым в ходе проекта: требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

5. В ответ на RFP, поставщики высылают свои предложения, таким образом, становясь участниками тендера, и фактически с этого момента начинается собственно проведение тендера. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются, ответы поставщиков уточняются. Иногда после обработки предложений «короткий список» поставщиков удается сократить до 2-3 решений. Для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика.

Целей у демонстраций и референс-визитов несколько:

Наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены в тендерных предложениях;
Подтвердить опыт конкретных проектов, также указанный в тендерных предложениях;
Продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе предложений (например, юзабилити);
Оценить способность команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком;
Оценить экспертизу команды участника тендера.

Для эффективного проведения презентаций рекомендуется разработать и предоставить участникам тендера единый план или несколько сценариев. Это позволит, во-первых, заставить их показывать то, что действительно интересно компании (а не только сильные стороны системы и поставщика), и, во-вторых, упростит сравнение результатов презентаций различных участников тендера.

6. После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах тендера . В отчете могут быть отражены следующие виды анализа систем:

Качественная оценка решений предполагает сравнение систем с точки зрения их функциональности. По сути, качественная оценка является отчетом о проведенных демонстрациях систем;
Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения. При оценке рисков должны учитываться вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;
Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения. В качестве одного из подходов можно предложить включать в финансовую оценку наряду с TCO оценку рисков, связанных с выбором конкретного решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип коллегиальности и участия всех заинтересованных лиц, иначе могут возникнуть как политические, так и организационные препятствия — причем уже при внедрении системы.

Если окончательный выбор сделать не удается, то следует задаться вопросом: «Какая дополнительная информация позволит склонить чашу весов в ту или иную сторону?» После этого участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете о результатах тендера должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется определять не только единоличного победителя тендера, но и второго «финалиста» — на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор поставки с победителем.

7. После того, как победитель определен, с ним заключат соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении (NDA). После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта внедрения новой системы. Материалы, использованные в процессе проведения тендера, могут стать хорошей основой для написания технического задания на доработку системы.

Вне зависимости от того, будет ли компания обращаться к помощи консультантов или примет решение все работы проводить самостоятельно, принципы проведения тендера едины:

Организация тендера как самостоятельного проекта со своими целями, ресурсами, сроками;
Выделение ключевых требований бизнеса как критериев для выбора;
Поэтапное уточнение критериев — от «длинного списка» до окончательного выбора победителя;
Поэтапное сокращение числа и детализация описания сравниваемых решений.

В кризисные времена перед руководителями компаний стоит вопрос не только удержания наработанных баз клиентов, но и привлечение новых. Самый лучший способ – участие в тендерах и различных электронных аукционах и торгах. Разобраться новичку в этом вопросе поможет пошаговая подробная инструкция. В рамках статьи также будут даны ответы на такие часто возникающие вопросы, как что такое ЭЦП, как проводятся госзакупки, а также какие документы необходимо собрать, чтобы участвовать в проводимых конкурсах и тендерах.

Что необходимо знать о тендерах

Основы правового регулирования проведения тендеров закреплены в гражданском законодательстве, а также ФЗ № 44 от 05.04.2013 г. в случаях, когда в роли заказчика выступают государственные и муниципальные органы.

Несмотря на то что термин тендер прямо не закреплен в законодательстве, он успешно используется в бизнес-кругах. Под тендерами понимаются все возможные виды торгов, проводимые с целью закупки различных товаров, оказания определенного рода услуг и работ. В качестве заказчика выступает организация, осуществляющая закупки. К участникам тендеров относятся юридические лица любой организационной формы, а также физические лица и ИП, надлежащим образом зарегистрированные для участия в тендерах.

Для торгов, которые проводятся государственными органами, все требования, предъявляемые к участникам, сформулированы в законе. Если в качестве заказчика выступают коммерческие организации, то все требования формулируются в самом заказе.

Все действия, связанные с проведением тендера и исполнением в дальнейшем условий контракта, объединены единым термином – закупка. Независимо от объектов, в качестве которых могут товары, работы (например, ремонт дорог) или услуги (например, проведение детских утренников), она начинается с момента заключения и заканчивается лишь исполнением всех обязательств по контракту.

Виды тендеров и их отличия

В зависимости от категории заказчика все проводимые в России тендеры можно разделить на 2 основных вида:

государственные – закупка товаров и услуг осуществляется для удовлетворения государственных нужд (заказчик — государственные органы), при этом её проведение основано исключительно на ФЗ 44;
коммерческие – в роли основного заказчика выступают организации, которые производят закупку для собственных нужд. Такие тендеры проводятся по правилам, разработанным заказчиком самостоятельно. При этом, как показывает практика, в большинстве своем они также проводятся, основываясь на принципах и правилах, сформулированных в ФЗ 44 (хотя для них он необязателен).

В зависимости от способа определения поставщиков (исполнителей) законодатель выделяет:

Единственный исполнитель, как правило, при действующей монополии (например, перевозка ж/д транспортом).
Конкурентные – основанные на выборе поставщика среди 2-х и более. Данный способ включает:

конкурсы – победитель выбирается среди исполнителей по лучшим предложениям и условиям;
аукцион – победитель избирается исходя из меньшей цены, предложенной за контракт;
запрос предложений;
запрос котировок.

Конкурсы могут быть закрытыми или открытыми, с ограниченным участием либо в обязательном порядке состоять из 2-х этапов, а аукционы могут проводиться как в электронном виде (онлайн), как и закрытым способом.

Каждый из рассмотренных видов тендеров имеет свои цели и правила проведения. Выбор способа определения исполнителя зависит от волеизъявления заказчика, также учитывается объект и сумма закупки.

Совет. Участие в торгах лучше всего начинать с котировок, поскольку поставщик определяется исходя из предложенной цены. Данный способ предполагает минимум затрат и достаточно прост в освоении новичками.

Инструкция по участию в тендерах для новичков

Любая компания, постоянно участвующая в различных тендерах или торгах, как правило, в своем штате имеет отдельного сотрудника, специализирующегося на данном направлении. Это связано с тем, что сбор полного пакета документов, подготовка котировки и непосредственно поиск подходящего тендера занимает значительную часть времени. Помимо этого, существуют организации, деятельность которых связана только с подготовкой конкурсной документации для своих клиентов.

Анализ законодательства позволил определить порядок и принципы участия в тендерах и торгах как в случаях с государственным заказчиком, так и с заказчиком в лице коммерческой организации. Новичку в этом направлении удобнее будет использовать следующую пошаговую инструкцию:

Участие в торгах подразумевает не только знание законодательства о тендерах, но и умение защищать свои интересы. Поскольку решение заказчика в пользу определенного поставщика не является окончательным и может быть обжаловано в ФАС. В случае удовлетворения жалобы поставщик, занявший по итогам проведенных торгов, может быть признан нарушившим антимонопольное законодательство и в итоге победителем признается участник, занявший второе место.

Документы для участия в торгах и требования к ним

Сбор и надлежащее оформление документов не только позволяет заказчику изучить предложение потенциального контрагента и информацию о нем, но и поставщику увеличить шансы на заключение желанного контракта. Выбор поставщика осуществляется именно на основании предоставленных документов, поэтому их корректное заполнение – залог положительного решения по итогам тендера.

Законодатель для каждого из способов определения поставщиков предусматривает представление определенного пакета документов. Участие в открытом конкурсе возможно при предоставлении поставщиков следующих документов:

содержащих информацию об исполнителе – это полный пакет учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ и ЕГРИП соответственно, полученная не позднее 1 месяца и документы, подтверждающие право конкретного сотрудника на их подачу;
коммерческое предложение, содержащее сведения об объекте закупки и предлагаемых потенциальным поставщиком условиях;
подтверждение качества поставляемых товаров, а также оказываемых услуг и работ, подтвержденное соответствующими сертификатами и иными документами (предоставляется по требованию заказчика);
обеспечительные меры, которые могут быть выражены в перечислении определенной суммы на счет заказчика либо предоставлении банковской гарантии.

Внимание! При подаче заявки все документы должны быть пронумерованы и сшиты, обязательным условием является их заверение подписью и печатью уполномоченного лица.

Участие в электронных торгах предполагает немного иной порядок для подачи сведений и обусловлен он общими правилами проведения онлайн-аукционов. Все документы оформляются в электронном виде, а контракты подлежат заключению на специализированных онлайн площадках. Сама заявка состоит из 2 частей (ст. 66 ФЗ):

содержит согласие исполнителя на поставку конкретного товара, оказание определенного вида услуги и может содержать рисунок или чертеж;
содержит сведения об исполнителе, о поставляемых товарах либо оказываемых услугах.